Verpackungsdaten migrieren: Von der Tabelle zum neuen System

Die Datenübernahme mit Referenzfällen absichern

Vor dem Import die Bedeutung der Felder klären

Zwei Spalten können ähnlich heißen und trotzdem unterschiedliche Inhalte enthalten. Gewicht kann Einzelgewicht, Gesamtgewicht oder Versandgewicht einschließlich Produkt bedeuten. Land kann Lieferziel, Rechnungsland oder Lagerstandort bezeichnen. Beschreibe daher jedes relevante Feld mit Bedeutung und Einheit, bevor du es einem Zielfeld zuordnest. Prüfe außerdem, wie leere Werte behandelt werden: Unbekannt darf nicht unbemerkt zu null werden. Wenn Materialkategorien zwischen den Systemen abweichen, braucht die Zuordnung eine fachliche Grundlage. Eine technische Importbestätigung belegt nur, dass die Datei angenommen wurde. Sie sagt noch nichts darüber aus, ob die Daten inhaltlich dieselbe Bedeutung behalten haben.

Nach dem Import auf mehreren Ebenen vergleichen

Kontrolliere zunächst die Anzahl übernommener Profile und Sendungen. Vergleiche danach bekannte Einzelwerte und schließlich Summen nach Material, Land und Zeitraum. Eine passende Gesamtsumme allein reicht nicht, weil sich Fehler gegenseitig ausgleichen können. Nutze mindestens einen historischen Fall mit geänderter Verpackung und einen aktuellen Standardfall. Notiere jede Abweichung mit Ursache und Entscheidung. Wenn eine Information nicht übernommen werden kann, muss klar sein, wo sie künftig zu finden ist. Gib die neue Datenbasis erst frei, wenn die verbleibenden Einschränkungen verstanden sind. Die alte Sicherung bleibt unverändert, damit eine spätere Rückfrage nicht von bereits korrigierten oder überschriebenen Ausgangsdateien abhängt.

Den neuen Datenstand ausdrücklich freigeben

Nach dem Abgleich sollte eine benannte Person den produktiven Start bestätigen. Notiere Datum, übernommene Bereiche und bekannte Einschränkungen. Sperre alte Arbeitskopien nicht zwingend technisch, kennzeichne sie aber eindeutig als nicht mehr führend. Sonst können Mitarbeitende unbewusst weiterhin Daten an der falschen Stelle pflegen. Prüfe nach dem ersten regulären Export erneut einige Referenzfälle. Der Importtest deckt nicht automatisch jede spätere Filter- oder Ausgabeeinstellung ab. Bewahre das Feldmapping zusammen mit der Ausgangssicherung auf. Wenn eine Zahl Monate später unplausibel erscheint, lässt sich damit nachvollziehen, ob sie aus einer Umrechnung, einer geänderten Kategorie oder einer tatsächlichen Verpackungsänderung stammt.